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公司职员日常行为规范

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  一、着装方面
  1、在每天早上上班的头十分钟内,每位员工必须检查衣着及仪容仪表和个人区域的卫生整洁情况。所有员工上班应衣着正式、 搭配得体、从头到脚请适当修饰。注意个人清洁卫生,一天一换。
  2、男士除七、八两月外,一律着西装、西裤、领带及正规衬衫和皮鞋。每月修理鬓角一到二次。
  3、女士一律着职业化服饰,化淡妆。
  二、维护整洁
  1、公共卫生由公司请专人打扫,请各位同事自觉维护干净、整洁的办公环境。
  2、每位员工必须负责所分配文件柜的内外整洁,并保持柜门的关闭。下班时要收拾整理好桌子的文件,资料等整齐地摆放在桌上,将文件柜上锁,将当天的垃圾清理掉。员工的工作日记和重要文件等在下班后或人离开办公室后都必须锁进各人的抽屉和文件柜里。交一把备用钥匙给行政部保管。
  3、员工离开办公桌或会议室,必须将所坐的办公椅收回桌子放好。
  4、注意保持地面干净,若有东西掉落地面应及时处理。
  5、在使用了传真机或复印机后,所产生的错误报告或废纸等,该使用者必须马上处理,或扔掉或收作草稿纸;传真后的稿件,发传真者必须立即拿走。不能堆放在传真机和复印机上面或附近。
  6、保持衣柜次序,各位员工请及时整理各自衣物,如需在公司换鞋,请将需更换的鞋子用鞋盒装好。雨披请用袋子装好,不得随意堆放。
  7、办公室内必须保持安静,不得高声谈话,通电话时也必须注意音量,不能影响他人工作和公司整体形象。互相之间的交谈保持1米的距离以内。
  8、有商业推销上门,若无意接待,请立即回绝,不要纠缠。若有意接待或客户来访,请在门口洽谈室或会议室里会谈,但也须注意音量,不允许在办公区域里接待。办公室专门安排人员送茶水等。接待完客户或会谈结束后,由与会者中职位最低的员工收拾整理好桌椅、资料及杯子等。
  三、公司的财产和财物
  1、员工应爱护公司的财产和财物,包括电脑、打印机、复印机、传真机、打字机、碎纸机、手机和电话机等,必须爱惜使用。如有损坏,照价维修、照价赔偿。公司发的文具等,如计算器、笔、本子等,员工必须保管好。如有遗失,自己负责原价补回。
  2、电脑及打印机的清洁及一般的维护由在座使用的员工负责。每天最后离开办公室的员工应注意将每台电脑、复印机和打字机的电源关掉。
  3、电脑的日常维护由在座使用的员工负责,另有专人进行电脑的维护。
  4、公司的电脑、传真、打字机以及复印机原则上不能用于私人用途。若有特殊原因,须事先提出。
  5、公司配备的手提电脑不能擅自带回家中使用。
  6、原则上不能将非本公司成员带来本公司,更不能随意使用公司的电脑和资料等。如有特殊情况,必须事先汇报同意。
  7、公司所购的书籍资料等,由行政部指定的专人(前台)进行登记、编号,并盖上公章。若要借阅,须事先在行政部办理借阅手续,最长期限为2周,超出期限请续借。
  8、报纸由前台管理,报夹上保留当周的报纸,当天的报纸不得缺失,每周对旧报纸进行一次整理,放入指定地方。
  四、通讯和快件
  1、公司电话和手机不能用于私人通话,家在外地的员工每两周可在休息时间与家里通话一次,原则上不超过5分钟。平时的通话(包括手机和有线电话)都必须长话短说,言简意赅,清楚明了,控制音量。
  2、尽量用IP发送国际传真,非特殊原因不能直接发送国际传真。每次直拨国际传真和国际电话由各部门经理签名批准,在固定登记本上登记,注明收件人名址及页数等。
  3、由公司安排专人在每天下班前将当天传真报告打出,用透明文件夹装好放在传真机旁边,以便各业务员查看。每月的传真报告由专人管理,及时整理、回收。
  4、寄国际快递包括EMS、UPS、DHL等,由行政部安排专人统一收发并登记,寄出之前必须经部门经理签字。国内速递也由行政部统一收发并登记,国内重要快件使用签收回执,确保快件安全。所有寄到公司的快件都由行政部签收(周末或节假日送来的快件由加班人员或在办公室的员工负责签收),并在专用交接本上登记后交给收件人,并请收件人签收。发票和回单拿来时,经手人必须认真核对清楚后再交给财务统一支付。
  五、日常工作
  1、例行工作
  1.1.样品的堆放,各业务员在得到样品后,请将样品放入指定的柜子。样品建立跟踪系统,电子部和化工部分别安排专人在各自的样品本上登记,注明客户名称、样品型号和数量、样品来源、邮寄号码等,以备查询。付费样品须注明情况和目的地。
  1.2.快件单子、各类信封和报销凭证,各位员工使用好后请放回指定的抽屉,不要互相混淆。
  1.3.公司员工应注意将个人物品、资料,重要文件等置放妥当。严格遵守与公司签订的保密协议,不得以任何方式将保密内容泄露到保密范围以外(包括公司内部员工)。
  1.4.前台接待人员应严格把关,不让无关人员进入公司。
  1.5.公司员工接待外来客人时,一般安排在会议室,进入办公室应有人陪同,并注意不让其随意走动、坐在位子上翻看各种文件资料或使用公司电脑。
  1.6.公司各类印章由行政部管理,印章须加锁保存。印章原则上只允许在办公室使用,未经批准,任何人不得将公章带出办公室。使用印章必须登记,详细注明用印事由、数量、申请人、用印日期。
  1.7.为提高员工体质,公司将不定期举行全民健身运动,如无特殊情况,都必须参加。
  2、业务工作
  2.1.每月5日前交上一个月的工作小结,由总经理安排召开部门例会,化工部和电子部各向总经理提交报告,若遇到连续出差,可以再顺延三天。
  2.2.开展新业务之前,必须提交一份客户的资信调查报告给总经理,包括商业信用、有效商业信息及银行信用等。并且交给财务部。
  2.3.为防范风险,公司对信用证实行统一管理。业务员收到信用证后先仔细审证,尽量避免对我方不利的因素。财务部对信用证进行登记复印一份交给财务统一管理并由财务再次审核。
  2.4.所有与客户往来的重要函件,包括电子邮件和传真等,都必须抄送一份给总经理。
  2.5.所有单证、单据的审核包括提单的确认等都必须经过两个人的双重审核方可放行。
  2.6.每个人把自己手头的文件,按每个客户做成一份文件夹,里面的文件按时间顺序排列,日期最近的放在最前面。每年年初将上年度前半年的文件整理成档案盒,里面的文件排列顺序与文件夹相同,交到行政部统一保管。
  六、电话举止
  1、电话铃响时总机接线员须及时转接,接转电话时,看清对方要找的人在什么位置,再帮他转到就近的分机,不需要再大声提示这个人。其他人员不要在总机处接听电话。
  2、尽量向对方传递尊严和礼貌的训练有素的声音。对对方谈的事情要表示出兴趣,以清晰的声音回答。绝对不要提高嗓门。
  3、在电话机旁常备有便笺和笔。如果有必要让对方稍等,要有礼貌的告诉对方。或者一定要花一些时间寻找所需的信息资料时,应询问对方是否由你回电,若对方不愿挂断,可以轻轻将话筒放在稳定的位置,以免对方听到一些不舒服的声音。
  4、替同事接电话时,如果对方要找的人不在,先弄清该同事大致不在的时间长短,再问一下对方是否愿意等待,或留下口信或回电,绝对不要告诉对方此人上卫生间之类的语言。如同事出差,不要将出差的地址和目的等详细情况告诉对方。
  5、记录口信应尽量逐字逐句记录下来,记录下来电者姓名、电话号码,来电目的及其他信息。不要着急,耐心听对方讲话,如果对方的话不太理解,可以请求对方重复一遍。登记在电话记录笺上,写明应接电话人姓名,来电者电话号码等,最后是记录者的签名。
  6、筛选电话时,要机敏和蔼,以免激怒对方,注意讲话的方式。对方告诉你后,与要找的同事或领导商量一下,是要回避还是立刻接通。此时要注意按MUTE键,以免对方听到你们的对话,否则是非常不礼貌的。
  7、当接电话的人有客户来访或与领导谈话时,可以帮忙接听或为其记录口信,不要将   此人叫出来接听电话,否则对客户和领导是不礼貌的。
  8、打传呼时请将回电的分机号码告诉传呼小姐,减轻前台工作量。 如果打的是自动台, 请及时通知总机,并告知总机被传呼人的姓名,以便总机准确处理。
(编辑:康文轩)
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