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集团信息管理制度

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  第一节 总则
  第一条 为加强信息管理,加快集团公司信息化建设步伐,提高信息资源的运作成效,结合集团公司具体情况,制定本制度。
  第二条 本管理制度中关于信息的定义:
  1、行政信息:集团公司系统内部目的为行政传达的一切文字资料、电子邮件、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理。归属于日常行政管理。
  2、市场信息:集团公司业务销售的客户文件、来往传真、电话、客户档案;集团公司业务应用的电话记录、报价、合同、方案设计、投标书等原始资料、电子资料、文件、报告等。具体信息管理表现为客户沟通、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等。归属于业务经营管理。
  第三条 信息管理工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上,严格执行保密纪律,以提高企业效益和管理效率,服务于企业总体的经营管理为宗旨。
  第四条 信息管理工作要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针,细致到位,准确快速,在企业经营管理中降低信息传达的失误失真延迟,有力辅助行政管理和经营决策的执行。
  第五条 集团公司及全资下属集团公司、机构的信息工作,都必须执行本制度。其他中外合资合作及内联企业参照本制度执行。
  第二节 信息管理机构与相关人员
  第六条 集团公司设立集团信息中心,集团公司下属独立核算的公司、企业设置独立的信息机构。非独立核算的单位配备专职或兼职信息人员。
  第七条 各企业行政部依据《行政管理条例》负责相关行政信息的日常管理;实业公司销售中心办公室独立负责市场信息管理。
  下属独立核算的公司、企业参照集团公司设立信息经理或专门信息管理的人员。
  信息管理根据业务工作需要,配备必要的电脑技术人员、文员。
  第八条 集团信息中心负责集团公司整个系统的信息管理工作,负责所有信息的汇总和档案管理。对全系统的信息管理工作负责。
  第九条 依据《行政管理条例》,各企业行政负责人主要负责行政信息的管理。
  第十条 集团信息中心设企业信息专员,主要负责市场信息的系统化、专业化管理。企业信息专员分为行政信息和市场信息两个岗位。
  企业信息专员主要职责如下:
  1、执行集团公司总经理办公会议的决议,参与编制总经理办公室主持的信息管理制度。
  2、在销售中心总监指挥下,负责市场经营中各类信息的采集、处理、传达,执行中存在的问题提出改进措施。
  3、与行政部联合处理日常工作中关联到业务机构的行政工作。
  4、辅助指导集团公司其他各部门业务的信息统筹处理。
  5、对集团总经理负责并报告工作。
  6、集团信息中心日常负责监察集团全系统的业务信息管理和活动;负责搞好全系统业务人员关于市场经营信息 的培训工作,不断提高业务人员的业务素质和业务水平;
  第十一条 各级领导必须切实保障信息中心人员依照本办法行使职权和履行职责。
  第十二条 信息管理人员在工作中,必须坚持原则,照章办事。对于违反保密制度和其他行政制度的事项,要及时向上级领导报告,接受指示后执行具体处理。
  第十三条 集团公司支持信息管理人员坚持原则,按信息制度办事。严禁任何人对敢于坚持原则的信息管理人员进行打击报复。集团公司对敢于坚持原则的信息管理人员予以表扬或奖励。
  第十四条 信息管理人员力求稳定,不随便调动。信息管理人员调动工作或因故离职,必须与接替人员办理交接手续,没有办清交接手续的,不得离职,亦不得中断有关工作。被撤销、合并单位的信息管理人员,必须会同有关人员编制信息文件资料移交清单和造册,办理交接手续。
  第三节 行政信息管理
  第十五条 按照行政信息的定义,行政信息主要产生、传递、应用于集团公司行政活动中。
  第十六条 行政信息管理主要依据集团公司《行政管理纲要》中下列规定进行:
  1、文件收发规定;
  2、文件、档案、资料的管理规定;
  3、信息管理中心管理规定;
  4、集团公司印章、介绍信管理规定;
  5、集团公司值班管理制度;
  6、保密制度。
  第十七条 考虑集团公司业务竞争的特殊性质,行政信息管理不再涉及集团公司营销类信息、技术类信息和财务类信息。
  第四节 市场信息管理
  第十八条 依照市场信息的定义,市场信息主要产生、传达、应用在市场业务经营管理中。
  第十九条 市场信息来源分类:业务信息、非业务市场信息。
  1、业务信息:客户购买公司产品的电话、传真、函件、电子邮件;公司、客户之间业务沟通电话、传真、文件、函件、电子邮件;客户公司公开的资料;市场人员收集的客户秘密资料;销售中心情报人员传呈的报告、资料;针对客户的分析报告等。
  2、非业务市场信息:网络、报刊、杂志和各种信息渠道收集的行业性文章、资料;竞争对手资料、文件、报告;公开的技术性资料;外围媒体、机构传送到集团公司的电子邮件、函件、资料;公司内部业务分析文件、报告;其他与市场业务经营和管理有关的资料。
  第二十条 信息中心市场信息专员直接在销售中心总监的指挥下,主要负责以下业务信息工作:
  1、负责集团网站的建设、维护、更新和对外信息发布,并开展网络商务系列工作。
  2、负责业务信息的接受、整理、初步分析和传呈销售中心总监,建立、保管客户档案并不断维护;
  3、在销售中心总监的指挥下,负责与客户的电话、电子邮件的信息交流,负责与客户文件资料函件的撰写、整理、内部报批、外部发送;
  4、负责按照《区域市场管理办法》的规定,指导、协助各市场机构对业务信息的收集,督促各市场机构将业务信息及时、准确呈报到集团公司,整理、分析各市场机构业务信息形成客户分类档案,并及时将重要的信息报告给销售中心总监;
  5、负责定期撰写公司业务市场分析报告,协助公司销售决策;
  6、监察、收集、整理竞争对手情报资料;收集、整理、分析行业性文章、资料;
  7、负责直接业务情报、业务信息的整理。
  8、上级安排的其他工作。
  第二十一条 行政信息专员在各级行政负责人的指挥下,主要负责以下非业务信息工作:
  1、负责日常打印、复印等文字文件电脑处理工作和负责电脑、传真机、复印机等设备的使用、管理和维护;
  2、负责公司非市场事务的洽谈和管理、日常信息交流;
  3、接收、整理、呈报、发送非直接业务单位的信息文件资料;
  4、集团公司内部一般性业务管理文件的拟稿;
  5、各种与行政管理有关的信息资料工作;
  6、上级交办的其他工作。
  第二十二条 信息人员必须严格遵守集团公司制度中下列具体规定:
  1、文件收发规定;
  2、文件、档案、资料的管理规定;
  3、信息中心管理规定;
  4、安全保密制度。
  第五节 其它
  第二十三条 信息管理人员必须认识到,没有脱离具体行政活动、业务活动而独立的信息工作,所以信息管理的最终目的,检验信息管理工作的成效标准,是业务工作、行政工作的效果和执行效率。
  第二十四条 本信息管理办法由集团公司董事会颁布、解释、修改,集团信息中心和各级企业行政管理部门负责执行。
(编辑:康文轩)
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