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公司档案管理规章制度

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  档案保管制度
  一、综合档案室负责全院档案(不含人事档案)的管理工作,有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
  二、实行科学管理,档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统,编号科学规范、查找方便。
  三、定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。
  四、档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须账物相符。
  档案借阅制度
  一、查阅档案时,首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
  二、查阅档案只限于有关内容,任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
  三、如因工作需要借出档案时,要办理借阅手续,用完后按期归还,不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管,不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制,要经档案室同意,重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题,一律由借阅人负责。
  四、医院档案主要供本院利用,院外单位或个人需查阅时,应持介绍信,重要内容的材料需经院办公室主任批准后,方可查阅。
  档案立卷归档制度
  一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料,均列为归档范围。
  二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全,按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后,再编排页号,填写卷内目录,拟出案卷标题,装订。
  三、编号抄目要严肃认真,案卷标题要简明扼要,正确反映卷内内容,由档案室统一书写。
  四、凡立卷材料必须纸质优良,规格统一,书写规范,字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写,也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
  五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
  档案鉴定与销毁制度
  一、对档案要认真进行鉴定,确无保存价值或保管期满的档案,可确定销毁。
  二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下,由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组,负责档案的鉴定、销毁工作。
  三、经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁清册,经院有关领导批准后,方可销毁。
  四、销毁档案时,必须由二人以上在指定地点监销,监销人员必须在销毁清册上签名盖章,并注明销毁方式和日期。
  五、销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。
  档案库房管理制度
  一、档案库房门窗牢固,及时关闭上锁。钥匙要专橱保管,不准随身携带。
  二、非本室工作人员不得擅入库房,因工作需要进入库房时,必须有本室人员陪同。
  三、库房要配备好“六防”设施(防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光),库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
  四、库房内橱具排列要整齐合理,要经常打扫和擦拭,保持室内清洁卫生。
  五、做好室内外温湿度记录,除湿,降温。
(编辑:康文轩)
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